2 Information som ska lämnas i samband med ansökan

2.1 Inledning

Nedan följer en detaljerad beskrivning av den information som omställningsorganisationen ska skicka in till Kammarkollegiet inför registrering som stöd vid ifyllandet av registreringsformuläret. Informationen är grupperad i tio områden:

1. Kontaktuppgifter till omställningsorganisationen

2. Grundläggande fakta om omställningsorganisationen

3. Beskrivning av omställningsorganisationens historik

4. Beskrivning av omställningsorganisationens erbjudande

5. Beskrivning av omställningsorganisationens tillgång till kompetens för att erbjuda grundläggande omställnings- och kompetensstöd

6. Beskrivning av avgift och avgiftsstruktur

7. Beskrivning av grund för beräkning av avgiftsnivå

8. Finansiell kapacitet

9. Lämplighet

10. Underskrift

2.2 Område 1. Kontaktuppgifter till omställningsorganisationen

• Omställningsorganisationens organisationsnummer.

• Namn samt kontaktuppgifter till den person som Kammarkollegiet ska vända sig till vid eventuella frågor eller förtydliganden om ansökan.

2.3 Område 2. Grundläggande fakta om omställningsorganisationen:

• Omställningsorganisationens VD och styrelseordförande vid ansökningstillfället.

• Uppgift om totalt antal anställda hos omställningsorganisationen.

• Uppgift om vilka arbetsgivare som har möjlighet att ansluta sig till omställningsorganisationen samt på vilken grund (kollektivavtal, eventuellt hängavtal, eventuellt annan grund).

• Uppgift om antal anslutna arbetsgivare uppdelat på respektive grund.

• Uppgift om antalet individer som kan omfattas av omställningsorganisationens tjänster.

• Uppgift om vilken associationsform omställningsorganisationen bedrivs som.

• Uppgift om omställningsorganisationens huvudmän samt de kollektivavtal som omfattas.

2.4 Område 3. Beskrivning av omställningsorganisationens historik

En beskrivning av omställningsorganisationens historia från start fram till nu med fokus på centrala händelser, till exempel:

• Bakgrund till bildande.

• Händelser som påverkat omställningsorganisationens inriktning.

• Händelser som påverkat omställningsorganisationens omfattning i termer av till exempel kunder.

• Händelser som påverkat storlek på verksamheten, till exempel sammanslagningar.

2.5 Område 4. Beskrivning av omställningsorganisationens erbjudande

• En beskrivning av omställningsorganisationens erbjudande motsvarande det grundläggande omställnings- och kompetensstöd som Kammarkollegiet kommer att erbjuda.

• En beskrivning av de villkor som gäller för den aktuella omställningsorganisationens erbjudande om grundläggande omställnings- och kompetensstöd.

• Beskrivningen av erbjudande och villkor ska ta sin utgångspunkt i Kammarkollegiets erbjudande. För att underlätta för omställningsorganisationen finns därför som ett komplement till ansökningsblanketten en beskrivning ”Grundläggande omställnings- och kompetensstöd – Beskrivning av Kammarkollegiets erbjudande som stöd till omställningsorganisation vid ansökan om registrering”.

• Följ gärna kapitelindelningen i beskrivningen vid beskrivning av omställningsorganisationens eget erbjudande.

• Om dokument skickas med som beskriver till exempel villkor, var vänlig bifoga hänvisningar och/eller läsanvisningar för att Kammarkollegiet lättare ska kunna hitta rätt information.

2.6 Område 5. Beskrivning av omställningsorganisationens tillgång till kompetens för att erbjuda grundläggande omställnings- och kompetensstöd

• En beskrivning av omställningsorganisationens tillgång kompetens för att erbjuda grundläggande omställnings- och kompetensstöd.

• En beskrivning av hur omställningsorganisationen säkerställer tillgång till kompetens (egen kompetens, upphandlad kompetens, eventuella kombinationer) för att erbjuda grundläggande omställnings- och kompetensstöd.

• En beskrivning av hur omställningsorganisationen säkerställer att det finns tillgång till kompetens vid fluktuationer i efterfrågan.

• Beskrivningen av kompetens ska ta sin utgångspunkt i Kammarkollegiets/ den offentliga omställningsorganisationens erbjudande. För att underlätta för omställningsorganisationen finns därför som ett komplement till ansökningsblanketten en beskrivning ” Beskrivning av Kammarkollegiets krav på kompetens i samband med upphandling av grundläggande omställnings- och kompetensstöd”.

• Följ gärna kapitelindelningen i beskrivningen vid beskrivning av omställningsorganisationens eget erbjudande.

• Om dokument skickas med, var vänlig bifoga hänvisningar och/ eller läsanvisningar för att Kammarkollegiet lättare ska kunna hitta rätt information.

2.7 Område 6. Beskrivning av avgift och avgiftsstruktur

• En beskrivning av de avgifter som omställningsorganisationen från och med den 1 oktober tar ut av de arbetsgivare som är anslutna till omställningsorganisationen. Om olika avgifter tas ut för olika typer av arbetsgivare (till exempel kollektivavtalsanslutna, hängavtal men även annan definition om sådan finns) ska respektive avgift redovisas separat (även för punkterna nedan).

• En beskrivning av eventuella rabatter som erbjuds arbetsgivarna samt hur länge rabatten kommer att gälla.

• En beskrivning av eventuella planerade och beslutade höjningar av avgiften.

2.8 Område 7. Beskrivning av grund för beräkning av avgiftsnivå

• En detaljerad beskrivning av uppbyggnad och struktur av det belopp (lönebelopp eller motsvarande) som avgiften beräknas på, till exempel vilken ersättning som ingår, om vissa typer av anställda inte ingår, hur stor del av lön används som bas för beräkningen, med mera).

2.9 Område 8. Finansiell kapacitet

• Omställningsorganisationen ska bifoga senaste fem årsredovisningar, alternativt de årsredovisningar som finns för det fall omställningsorganisationen är yngre än fem år.

• Omställningsorganisationen ska beskriva beslutade förändringar (till exempel nytt avtal mellan parter, förändringar i erbjudanden, eventuella sammanslagningar, med mera) som kan påverka den finansiella situationen framåt.

• För det fall omställningsorganisationen är nystartad (yngre än två år) ska prognoser över den finansiella utvecklingen över en femårsperiod bifogas, inklusive hur kapitalbehovet hanteras. Prognoserna ska vara intygade av revisor.

2.10 Område 9. Lämplighet

• Omställningsorganisationen ska lämna in ett intyg på att organisationen uppfyllt sina åtaganden vad gäller skatt och sociala avgifter.

2.11 Område 10. Underskrift

• Behöriga firmatecknare för omställningsorganisationen ska skriva under ansökan.

3 Löpande uppdatering av registrerings-information

3.1 Inledning

Den information som lämnas av omställningsorganisationen i samband med registrering ska löpande uppdateras vid förändring. Det krävs för att Kammarkollegiet ska kunna säkerställa att förutsättningar för registrering kvarstår.

Uppdatering av information ska antingen göras löpande eller i samband med förändringar. Hur omställningsorganisationen ska uppdatera informationen kopplad till varje informationspunkt beskrivs nedan. Ny information skickas till Kammarkollegiet via post eller e-mail.

3.2 Frekvens och tidpunkt för uppdatering av registreringsinformation

Numreringen avser numreringen i ansökningsblanketten.

Punkt 1: Kontaktuppgifter till omställningsorganisationen, Punkt 2: Grundläggande fakta om omställningsorganisationen, Punkt 3: Beskrivning av omställningsorganisationens historia.

• Vid förändrad information ska nya uppgifter skickas in.

• Ny information kopplat till punkten kan dock skickas in vid respektive årsskifte samlat och inte löpande under året när informationen förändras.

Punkt. 4: Beskrivning av omställningsorganisationens erbjudande.

• Förändrad information ska skickas in till Kammarkollegiet i samband med förändringen

Punkt. 5: Beskrivning av omställningsorganisationens tillgång till kompetens.

• Förändrad information ska skickas in till Kammarkollegiet i samband med förändringen

Punkt. 6: Beskrivning av avgift, Punkt. 7: Beskrivning av grund för beräkning av avgiftsnivå.

• Förändrad information ska skickas in till Kammarkollegiet i samband med förändringen

Punkt 8: Finansiell kapacitet.

• Tillkommande årsredovisningar ska årligen skickas till Kammarkollegiet efter att de fastställts och godkänts av revisor.

Punkt 9: Lämplighet.

• Ett nytt intyg ska skickas in i samband med det årliga insändandet av årsredovisning.

4 Information som löpande eller med annan periodicitet ska tas fram av omställnings-organisation i och med registrering hos Kammarkollegiet

4.1 Yttrande om omställningsstöd

För att ta fram yttrande till CSN i samband med CSN:s handläggning av omställningsstudiestöd, krävs att omställningsorganisationen är registrerad hos Kammarkollegiet. Det är möjligt för CSN att begära in yttranden från och med 1 oktober 2022.

Hur begäran, översändande med mera av yttrande om omställningsstudiestöd ska fungera kommer CSN att återkomma om till respektive omställningsorganisation.

4.2 Löpande information om anslutna arbetsgivare

Registrerad omställningsorganisation ska den sista varje månad antingen själv eller via administrationsbolag eller annan aktör som sköter omställningsorganisationens administration, skicka organisationsnummer för de arbetsgivare som är anslutna till omställningsorganisationen. Organisationsnumren kommer lagras av Kammarkollegiet i en databas som stöd för bland annat handläggning.

Informationen ska skickas till Kammarkollegiet första gången den 31 januari 2023. Överföringen ska ske på det sätt som Kammarkollegiet anvisar. För att etablera processer och systemstruktur för överföring, behöver Kammarkollegiet och omställningsorganisationen etablera ett gemensamt genomförandeprojekt. Beroende på när ansökan om registrering görs, kan ett sådant genomförandeprojekt behöva planeras innan en ansökan om registrering lämnats in.

4.3 Statistik

Kammarkollegiet har regeringens uppdrag att samla in och analysera statistik om de individer som får stöd. En registrerad omställningsorganisation ska därför från det att registreringen blivit godkänd (men tidigast från den 1 oktober 2022) ta fram statistik som Kammarkollegiet efterfrågar.

Statistiken är indelad i tre områden enligt nedan, Kammarkollegiet och omställningsorganisationerna ska gemensamt arbeta vidare med definitioner med mera inom respektive område:

1. Information om person från inskrivning vid omställningsorganisationen

a) Informationen avser information om individen, anställningsförhållanden samt anledning till att inskrivningen sker.

b) De uppgifter som kommer att samlas in är Personnummer, Inskrivningsdatum, Postnummer, Omställningsorganisation, Organisationsnummer för arbetsgivare, Kollektivavtal (övergripande nivå), Anställningsform, Omställningsorsak samt Sista anställningsdag.

c) Vad gäller Anställningsform respektive Omställningsorsak definieras aktiviteter olika av olika omställningsorganisationer. Kammarkollegiet och omställningsorganisationerna behöver därför i ett vidare arbete gemensamt ta fram en ”nyckel” för att Kammarkollegiet ska kunna säkerställa jämförbarhet mellan omställningsorganisationerna.

2. Information om aktiviteter som en person tar del av vid omställningsorganisationen

a) Informationen avser vilken typ av aktivitet som individen tar del av.

b) De uppgifter som kommer samlas in är Personnummer, Aktivitetsdatum samt Typ av aktivitet.

c) Vad gäller Typ av aktivitet så registrerar inte alla omställningsorganisationer parametern, bland annat då åtgärderna genomförs av externa leverantörer. Insamlingen kommer därför ske baserat på frivillighet.

3. Information om person vid avslut av ett ärende

a) Informationen avser avregistreringsorsak.

b) De uppgifter som kommer samlas in är Personnummer, Avregistreringsdatum samt Avregistreringsorsak.

c) Vad gäller Avregistreringsorsak definieras orsaker olika av omställningsorganisationer. Kammarkollegiet och omställningsorganisationerna behöver därför i ett vidare arbete gemensamt ta fram en ”nyckel” för att Kammarkollegiet ska kunna säkerställa jämförbarhet mellan omställningsorganisationerna.

Tolkning samt att ta fram en ”nyckel” för jämförbarhet för aktiviteter/ orsaker för punkterna 1 och 3 kommer utarbetas vid möten mellan omställningsorganisationerna och Kammarkollegiet med start i augusti 2022.

Omställningsorganisationerna ska sammanställa informationen årsvis med start årsskiftet 2022/2023. Den första sammanställningen kommer avse 4:e kvartalet 2022. Statistiken ska i ett första skede tas fram och sparas av omställningsorganisationerna själva, då Kammarkollegiet bedömer att man under 2022/ 2023 dels behöver säkerställa juridiska frågor i och med personuppgiftsbehandling, dels behöver utveckla de system som krävs för att samla in och analysera statistiken på ett säkert sätt. När detta är klarlagt överlämnar de registrerade omställningsorganisationerna statistiken till Kammarkollegiet enligt upprättad rutin. 

Databasen som hålls av Kammarkollegiet kommer göras tillgänglig för den som regeringen utser att utvärdera reformen. Data kommer då ställas till förfogande så att det går att samköras med andra administrativa databaser och register på sekretesskyddat sätt och efter tillbörlig etikprövning. Den normala proceduren är att samkörningen hanteras av SCB och tillgängliggörs genom deras MONA-system. Information från databasen kommer inte att lämnas ut till enskilda forskare, eller andra aktörer, såtillvida inte den omställningsorganisation som levererat data gett sitt uttryckliga godkännande. Informationen kommer heller inte användas för jämförelser mellan omställningsorganisationer.

4.4 Ansökan och utbetalning av ersättning

Registrering av en omställningsorganisation är en förutsättning för arbetsgivares ansökan om ersättning för avgift till registrerad omställningsorganisation. En förutsättning för ersättning är dock att avgift till en omställningsorganisation betalats av arbetsgivare. Har en arbetsgivare inte betalat avgift för det aktuella året (till exempel på grund av rabatter) kan en arbetsgivare inte ansöka om ersättning.

Ansökan om ersättning för ett år ska göras året efter. Ansökan görs kollektivt till Kammarkollegiet antingen av ett administrationsbolag, omställningsorganisationen själv eller av annan aktör som hanterar omställningsorganisationens administration (till exempel arbetsgivarorganisation). Efter att Kammarkollegiet fattat beslut om ersättning, sker själva utbetalningen av ersättningen också via administrationsbolag, omställningsorganisation eller annan aktör.

Hanteringen av ansökan och utbetalning innebär att processer behöver etableras och systemkopplingar upprättas mellan Kammarkollegiet och omställnings-organisationer/ administrationsbolag/ annat. Processerna kommer vara så standardiserade som möjligt, men vissa specifika anpassningar kommer sannolikt ändå att behövas, beroende på hur en omställningsorganisation valt att lägga upp sin administration, antalet arbetsgivare knutna till omställningsorganisationen, med mera.

Inför eller direkt efter registrering kommer därför Kammarkollegiet och berört administrationsbolag, omställningsorganisation eller annan aktör att behöva etablera ett genomförandeprojekt och -plan för att säkerställa att den infrastruktur som behövs finns på plats vid den tidpunkt då en första ansökan om ersättning förväntas skickas in. Det är därför viktigt att omställningsorganisationen redan när man överväger registrering tar kontakt med Kammarkollegiet för att klargöra krav och förutsättningar för ansökan och utbetalning.

Detaljerade beskrivningar av processer, förutsättningar för ansökan, kommunikationsbehov till arbetsgivare, legala förutsättningar med mera kommer kommuniceras i samband med att ett utvecklingsprojekt etableras.

5 Avregistrering av omställnings-organisation

5.1 Inledning

En omställningsorganisation ska enligt förarbeten och proposition kunna avregistrera sig, Kammarkollegiet ska också under vissa omständigheter kunna avregistrera en omställningsorganisation, bland annat om förutsättningarna för registrering inte längre föreligger.

5.2 Omställningsorganisations egen avregistrering

En omställningsorganisation som avser att avregistrera sig ska meddela Kammarkollegiet via brev. Brevet ska vara undertecknat av firmatecknare.

Vid avregistrering ska Kammarkollegiet och omställningsorganisationen gemensamt ta fram en plan för att säkerställa att Kammarkollegiet har förutsättningar att uppfylla samtliga åtaganden som kollegiet enligt lagstiftningen har mot omställningsorganisationen, arbetsgivare, eventuellt administrationsbolag samt andra aktörer innan avregistrering sker. Det kan gälla till exempel att säkerställa utbetalning av ersättning för avgifter som betalats av arbetsgivare, säkerställa utbetalning av retroaktiva ändringar, säkerställa ordnad avveckling av IT-kopplingar och -processer, med mera.

Omställningsorganisationen respektive Kammarkollegiet ska säkerställa att tillräckligt med resurser finns för att genomföra avvecklingsplanen. Omställningsorganisationen ansvarar även för att eventuellt administrationsbolag eller annan aktör som anlitats sätter av tillräckligt med resurser. Respektive aktör står för sina egna kostnader, eventuell kostnad för ett administrationsbolag/ annan aktör betalas av omställningsorganisationen.

5.3 Kammarkollegiets avregistrering av omställningsorganisation

Om en omställningsorganisation till exempel inte uppfyller förutsättningarna för registrering, har Kammarkollegiet rätt att avregistrera omställningsorganisationen.

Avregistrering från Kammarkollegiets sida får inte ske utan att en dialog först har förts med den aktuella omställningsorganisationen och att omställnings-organisationen getts rimliga möjligheter att vidta åtgärder för att stoppa avregistreringen inom rimlig tidsram.

Beslut att inleda en avregistreringsprocess tas av den person på Kammarkollegiet som ansvarar för beslut om registrering. Beslutet meddelas per brev till omställningsorganisationens kontaktperson, inklusive grunden till att en avregistreringsprocess inleds.

Vid avregistrering ska Kammarkollegiet och omställningsorganisationen gemensamt ta fram en plan för att säkerställa att Kammarkollegiet har förutsättningar att uppfylla samtliga åtaganden som kollegiet enligt lagstiftningen har mot omställningsorganisationen, arbetsgivare, eventuellt administrationsbolag samt andra aktörer. Det kan gälla till exempel att säkerställa utbetalning av ersättning för avgifter som betalats av arbetsgivare, säkerställa utbetalning av retroaktiva ändringar, säkerställa ordnad avveckling av IT-kopplingar och -processer, med mera.

Respektive organisation ska säkerställa att tillräckliga resurser finns för att genomföra avvecklingsplanen. Omställningsorganisationen ansvarar för att eventuellt administrationsbolag sätter av tillräckligt med resurser. Respektive aktör står för sina egna kostnader, eventuell kostnad för administrationsbolag/ annan aktör betalas av omställningsorganisationen.