4 Information som löpande eller med annan periodicitet ska tas fram av omställnings-organisation i och med registrering hos Kammarkollegiet

4.1 Yttrande om omställningsstöd

För att ta fram yttrande till CSN i samband med CSN:s handläggning av omställningsstudiestöd, krävs att omställningsorganisationen är registrerad hos Kammarkollegiet. Det är möjligt för CSN att begära in yttranden från och med 1 oktober 2022.

Hur begäran, översändande med mera av yttrande om omställningsstudiestöd ska fungera kommer CSN att återkomma om till respektive omställningsorganisation.

4.2 Löpande information om anslutna arbetsgivare

Registrerad omställningsorganisation ska den sista varje månad antingen själv eller via administrationsbolag eller annan aktör som sköter omställningsorganisationens administration, skicka organisationsnummer för de arbetsgivare som är anslutna till omställningsorganisationen. Organisationsnumren kommer lagras av Kammarkollegiet i en databas som stöd för bland annat handläggning.

Informationen ska skickas till Kammarkollegiet första gången den 31 januari 2023. Överföringen ska ske på det sätt som Kammarkollegiet anvisar. För att etablera processer och systemstruktur för överföring, behöver Kammarkollegiet och omställningsorganisationen etablera ett gemensamt genomförandeprojekt. Beroende på när ansökan om registrering görs, kan ett sådant genomförandeprojekt behöva planeras innan en ansökan om registrering lämnats in.

4.3 Statistik

Kammarkollegiet har regeringens uppdrag att samla in och analysera statistik om de individer som får stöd. En registrerad omställningsorganisation ska därför från det att registreringen blivit godkänd (men tidigast från den 1 oktober 2022) ta fram statistik som Kammarkollegiet efterfrågar.

Statistiken är indelad i tre områden enligt nedan, Kammarkollegiet och omställningsorganisationerna ska gemensamt arbeta vidare med definitioner med mera inom respektive område:

1. Information om person från inskrivning vid omställningsorganisationen

a) Informationen avser information om individen, anställningsförhållanden samt anledning till att inskrivningen sker.

b) De uppgifter som kommer att samlas in är Personnummer, Inskrivningsdatum, Postnummer, Omställningsorganisation, Organisationsnummer för arbetsgivare, Kollektivavtal (övergripande nivå), Anställningsform, Omställningsorsak samt Sista anställningsdag.

c) Vad gäller Anställningsform respektive Omställningsorsak definieras aktiviteter olika av olika omställningsorganisationer. Kammarkollegiet och omställningsorganisationerna behöver därför i ett vidare arbete gemensamt ta fram en ”nyckel” för att Kammarkollegiet ska kunna säkerställa jämförbarhet mellan omställningsorganisationerna.

2. Information om aktiviteter som en person tar del av vid omställningsorganisationen

a) Informationen avser vilken typ av aktivitet som individen tar del av.

b) De uppgifter som kommer samlas in är Personnummer, Aktivitetsdatum samt Typ av aktivitet.

c) Vad gäller Typ av aktivitet så registrerar inte alla omställningsorganisationer parametern, bland annat då åtgärderna genomförs av externa leverantörer. Insamlingen kommer därför ske baserat på frivillighet.

3. Information om person vid avslut av ett ärende

a) Informationen avser avregistreringsorsak.

b) De uppgifter som kommer samlas in är Personnummer, Avregistreringsdatum samt Avregistreringsorsak.

c) Vad gäller Avregistreringsorsak definieras orsaker olika av omställningsorganisationer. Kammarkollegiet och omställningsorganisationerna behöver därför i ett vidare arbete gemensamt ta fram en ”nyckel” för att Kammarkollegiet ska kunna säkerställa jämförbarhet mellan omställningsorganisationerna.

Tolkning samt att ta fram en ”nyckel” för jämförbarhet för aktiviteter/ orsaker för punkterna 1 och 3 kommer utarbetas vid möten mellan omställningsorganisationerna och Kammarkollegiet med start i augusti 2022.

Omställningsorganisationerna ska sammanställa informationen årsvis med start årsskiftet 2022/2023. Den första sammanställningen kommer avse 4:e kvartalet 2022. Statistiken ska i ett första skede tas fram och sparas av omställningsorganisationerna själva, då Kammarkollegiet bedömer att man under 2022/ 2023 dels behöver säkerställa juridiska frågor i och med personuppgiftsbehandling, dels behöver utveckla de system som krävs för att samla in och analysera statistiken på ett säkert sätt. När detta är klarlagt överlämnar de registrerade omställningsorganisationerna statistiken till Kammarkollegiet enligt upprättad rutin. 

Databasen som hålls av Kammarkollegiet kommer göras tillgänglig för den som regeringen utser att utvärdera reformen. Data kommer då ställas till förfogande så att det går att samköras med andra administrativa databaser och register på sekretesskyddat sätt och efter tillbörlig etikprövning. Den normala proceduren är att samkörningen hanteras av SCB och tillgängliggörs genom deras MONA-system. Information från databasen kommer inte att lämnas ut till enskilda forskare, eller andra aktörer, såtillvida inte den omställningsorganisation som levererat data gett sitt uttryckliga godkännande. Informationen kommer heller inte användas för jämförelser mellan omställningsorganisationer.

4.4 Ansökan och utbetalning av ersättning

Registrering av en omställningsorganisation är en förutsättning för arbetsgivares ansökan om ersättning för avgift till registrerad omställningsorganisation. En förutsättning för ersättning är dock att avgift till en omställningsorganisation betalats av arbetsgivare. Har en arbetsgivare inte betalat avgift för det aktuella året (till exempel på grund av rabatter) kan en arbetsgivare inte ansöka om ersättning.

Ansökan om ersättning för ett år ska göras året efter. Ansökan görs kollektivt till Kammarkollegiet antingen av ett administrationsbolag, omställningsorganisationen själv eller av annan aktör som hanterar omställningsorganisationens administration (till exempel arbetsgivarorganisation). Efter att Kammarkollegiet fattat beslut om ersättning, sker själva utbetalningen av ersättningen också via administrationsbolag, omställningsorganisation eller annan aktör.

Hanteringen av ansökan och utbetalning innebär att processer behöver etableras och systemkopplingar upprättas mellan Kammarkollegiet och omställnings-organisationer/ administrationsbolag/ annat. Processerna kommer vara så standardiserade som möjligt, men vissa specifika anpassningar kommer sannolikt ändå att behövas, beroende på hur en omställningsorganisation valt att lägga upp sin administration, antalet arbetsgivare knutna till omställningsorganisationen, med mera.

Inför eller direkt efter registrering kommer därför Kammarkollegiet och berört administrationsbolag, omställningsorganisation eller annan aktör att behöva etablera ett genomförandeprojekt och -plan för att säkerställa att den infrastruktur som behövs finns på plats vid den tidpunkt då en första ansökan om ersättning förväntas skickas in. Det är därför viktigt att omställningsorganisationen redan när man överväger registrering tar kontakt med Kammarkollegiet för att klargöra krav och förutsättningar för ansökan och utbetalning.

Detaljerade beskrivningar av processer, förutsättningar för ansökan, kommunikationsbehov till arbetsgivare, legala förutsättningar med mera kommer kommuniceras i samband med att ett utvecklingsprojekt etableras.